Vad ett styrelseprotokoll ska innehålla
Enligt aktiebolagslagen ska det föras protokoll vid styrelsens sammanträden. Protokollet ska numreras löpande i följd och förvaras på ett betryggande sätt.
- Bolagets namn, datum, tid och plats för mötet
- Löpande nummer i serien av styrelseprotokoll
- Vilka som deltagit och i vilken egenskap
- De beslut som fattats, punkt för punkt
- Avvikande mening som en ledamot begär att få antecknad
- Underskrift av ordföranden, protokollföraren och eventuell justerare
Så fungerar justeringen i praktiken
Det viktiga är att det aldrig råder tvivel om vilken version som är den justerade. Cirkulerar flera filversioner i mejl går den tryggheten förlorad.
- Sekreteraren skriver ett utkast direkt efter mötet, medan formuleringarna är färska.
- Utkastet delas med ordförande och utsedd justerare för genomläsning.
- Eventuella rättelser görs i utkastet – ändringarna ska gå att följa.
- När texten är godkänd justeras protokollet och versionen låses.
- Det justerade protokollet arkiveras och görs tillgängligt för hela styrelsen.
Varför mejl och delade mappar blir ett problem
- Flera versioner av samma protokoll lever parallellt hos olika ledamöter.
- Underlag ligger kvar i privata inkorgar även efter att en ledamot lämnat styrelsen.
- Det går inte att i efterhand visa vem som tagit del av vilket material.
- Äldre protokoll blir svåra att hitta när ett beslut behöver styrkas.
Digital hantering i ett styrelserum
I Styrelseplattformen skrivs protokollet kopplat till rätt möte och dagordning. Besluten knyts till mötet, får status och går att följa upp senare.
När protokollet är justerat låses versionen tillsammans med ett versionsnummer och en kontrollsumma, så att det i efterhand går att visa att innehållet inte ändrats. Behörigheten är personlig och rollstyrd, och åtkomsten loggas.
Vill ni samla kallelser, dagordningar och justerade protokoll på ett ställe? Testa Styrelseplattformen – från 349 kr per månad och styrelse.