De vanligaste fällorna
- Handlingar skickas till privata mejladresser som organisationen inte kontrollerar.
- En delad mapplänk fortsätter fungera långt efter att personen lämnat styrelsen.
- Ingen vet vilken fil som är den senaste versionen.
- Känsliga personalärenden ligger i samma mapp som allt annat.
- Det går inte att i efterhand visa vem som haft åtkomst till vad.
Vad ni bör kräva av ett styrelsearkiv
- Personlig inloggning – inte delade lösenord eller öppna länkar.
- Behörighet per roll, så att känsligt material bara når dem som ska se det.
- Versionshistorik, så att tidigare versioner finns kvar och den senaste är tydlig.
- Aktivitetslogg som visar vem som gjort vad.
- Snabb avstängning när en ledamot lämnar styrelsen.
- Export av materialet, både under avtalet och vid ett eventuellt byte.
Åtskillnad mellan flera styrelser
Den som sitter i flera styrelser behöver kunna växla mellan bolagen utan att material följer med. I Styrelseplattformen har varje organisation en egen arbetsyta, och det framgår alltid tydligt vilket bolag man arbetar i.
Så fungerar det i Styrelseplattformen
Dokumenten samlas i ett sökbart arkiv med kategorier och versionshistorik. Alla i styrelsen kan ladda upp handlingar, som då får status inskickad, medan administratör och vd publicerar, redigerar och raderar. Ordförande ser känsliga handlingar.
Inloggningen är personlig, kan kompletteras med tvåstegsinloggning, och åtkomsten loggas.
Vill ni flytta styrelsens handlingar från mejlen till ett samlat arkiv med behörigheter? Läs mer om säkerhet och priser.